Rédiger un rapport d'activité annuel avec l'IA

Un rapport d'activité raconte l'année d'une entreprise ou d'une association : ce qui a été fait, avec quels moyens, pour quels résultats, et ce qui vient ensuite. Pour le rédiger avec un assistant IA, préparez deux choses : un tableau de chiffres validé et une liste de faits marquants. L'assistant structure, rédige et met en forme ; il ne calcule rien et n'invente rien.

Ce que le rapport d'activité n'est pas

Le rapport d'activité est un document de communication, destiné aux clients, partenaires, financeurs, adhérents ou salariés. Il ne remplace pas les documents prévus par le droit des sociétés. La page d'Entreprendre.Service-Public sur le dépôt des comptes annuels montre que les obligations liées au rapport de gestion changent selon la forme de la société et sa taille : par exemple, pour une SARL, il n'a pas à être déposé mais doit être tenu à la disposition de toute personne qui le demande. Ce point se voit avec votre expert-comptable ; cette page traite seulement du rapport d'activité.

Le plan

Tu es chargé de communication. Je prépare le rapport d'activité [année] de [entreprise ou association], [activité, effectif].
Lecteurs : [clients, financeurs, adhérents, salariés, partenaires].
Ce que nous voulons qu'ils retiennent : [une ou deux phrases].

Propose un plan de [8 à 16] pages :
- le mot du dirigeant ou du président ;
- l'année en chiffres clés ;
- les faits marquants, mois par mois ou par thème ;
- une partie par activité ou par projet ;
- les équipes ;
- les perspectives de l'année suivante.
Pour chaque partie : son objectif, sa longueur, les données ou documents dont j'aurai besoin.

Les chiffres clés, sans erreur

Voici notre tableau de chiffres, validé par [responsable] :
<chiffres>
[coller le tableau : indicateur, valeur année N, valeur année N-1, source interne]
</chiffres>

Rédige la double page « L'année en chiffres » :
- 6 à 8 chiffres, chacun avec une phrase qui dit ce qu'il mesure ;
- l'évolution par rapport à l'année précédente seulement si elle figure dans le tableau ;
- aucun calcul, aucun pourcentage, aucun arrondi que je n'ai pas fourni ; si un calcul te paraît utile, propose-le à part, je le vérifierai.
Après le texte, liste chaque chiffre employé et la ligne du tableau d'où il vient.

La liste finale reprend une méthode décrite dans la documentation d'Anthropic sur la réduction des hallucinations : demander à l'assistant de rattacher chaque affirmation à sa source, et de retirer celles qu'il ne peut pas justifier. Dans un rapport annuel, c'est ce contrôle qui évite un chiffre inventé repris ensuite dans une demande de financement.

À vérifier : les pourcentages. Ce sont les erreurs les plus fréquentes, et les plus visibles pour un lecteur attentif.

Les faits marquants

Voici nos faits marquants de l'année, en notes brèves : [liste avec dates].
Rédige une frise ou une liste chronologique : pour chaque fait, la date au format JJ/MM/AAAA, un titre de 6 mots au plus, et deux phrases.
Garde seulement les faits que j'ai donnés. Regroupe ceux qui concernent un même projet.

Le mot du dirigeant

Rédige le mot de [prénom nom, fonction] pour le rapport d'activité, 250 mots environ, à la première personne.
Ce qu'il veut dire : [trois idées : ce dont il est fier, ce qui a été difficile, ce qui vient].
Une anecdote ou un moment de l'année qu'il souhaite citer : [anecdote].
Ton sincère et direct. Pas de formule comme « Cette année encore, nos équipes se sont mobilisées » : dis ce qu'elles ont fait.
Remerciements à : [liste].

Faites relire le texte par la personne qui le signe : c'est sa parole, pas celle de l'assistant.

La version courte

À partir du rapport complet (ci-dessous), rédige une version d'une page pour [usage : envoi aux clients, page web, présentation en assemblée].
Garde : les chiffres clés, trois faits marquants, une phrase sur les perspectives.
Mêmes chiffres, recopiés à l'identique.
[coller le rapport]

Ce que vous collez dans la conversation

Pour un rapport d'activité, l'assistant a besoin des chiffres publiables, pas de la comptabilité entière. Ne collez pas le grand livre, les salaires individuels, les marges par client ou les comptes détaillés : extrayez les indicateurs que vous avez décidé de publier, dans un tableau à part. Ce tri vous oblige aussi à choisir ce que le rapport doit montrer.

Les photos d'équipe du rapport suivent les mêmes règles que celles d'un journal interne : voir idées d'articles pour le journal interne.