Quelle différence entre une note d'information et une note de service ?

La note d'information informe d'un fait. Un document qui impose des obligations générales et permanentes aux salariés est, selon l'article L1321-5 du Code du travail, considéré comme une adjonction au règlement intérieur quand il en existe un, et suit ses règles.

Faut-il signer une note d'information ?

Indiquez au moins qui l'envoie et qui contacter en cas de question. Une note anonyme crée des questions au lieu d'en régler.

Note d'information interne aux salariés : prompts et modèle

Une note d'information interne dit aux salariés ce qui se passe, ce que ça change pour eux et à qui s'adresser. Pour la rédiger avec un assistant IA, donnez-lui le fait, la date, les personnes concernées et ce qu'elles doivent faire, et demandez une note d'une page qui commence par l'essentiel.

Le prompt de base

Tu es chargé de communication interne dans une entreprise de [effectif] salariés, [activité].
Rédige une note d'information interne.

Le fait : [ce qui se passe].
Date et durée : [JJ/MM/AAAA, de… à…].
Personnes concernées : [tout le personnel / un service / un site].
Ce que ça change pour elles : [concrètement].
Ce qu'elles doivent faire : [rien / une action, avant quelle date].
Contact pour les questions : [nom, fonction, moyen de contact].

Format :
- Objet en une ligne, qui dit le fait (pas « Information importante »).
- Premier paragraphe : le fait, la date, qui est concerné.
- Puis ce qui change, en liste si plusieurs points.
- Puis ce qu'il faut faire, et avant quand.
- Contact en fin de note.
Une page au plus, vouvoiement ou tutoiement selon notre usage : [usage].
N'ajoute aucune règle ou obligation que je n'ai pas indiquée. S'il manque une information, pose la question.

À vérifier : la date et l'heure. Une note qui annonce une coupure de réseau « jeudi » sans date crée la confusion dès la semaine suivante.

Quatre situations fréquentes

Situation	Ce que le salarié veut savoir en premier	Précision à donner à l'assistant
Travaux dans les locaux	Où il travaille pendant les travaux, et ce qui est inaccessible	Plan ou liste des zones fermées, dates, bruit prévu
Nouvel outil (logiciel, téléphonie)	Quand il bascule, ce qu'il doit faire, qui l'aide	Date de bascule, formation prévue, ce qui disparaît
Fermeture ou horaires particuliers	Les jours exacts, qui assure la permanence	Calendrier, personnes de permanence, numéro d'urgence
Arrivée d'un nouveau collègue	Son nom, son poste, quand il arrive, avec qui il travaillera	Ce que la personne accepte qu'on dise d'elle

Arrivée d'un collègue : un prompt dédié

Rédige une courte note pour annoncer l'arrivée de [prénom nom] au poste de [poste], le [JJ/MM/AAAA], dans l'équipe de [responsable].
Elle travaillera surtout avec : [services ou personnes].
Ce qu'elle a accepté qu'on partage : [parcours, éventuellement un centre d'intérêt].
Ton chaleureux et simple, 120 mots au plus. Termine en invitant à l'accueillir, sans formule convenue.

Faites relire la note à la personne avant de l'envoyer : c'est elle qui décide de ce qu'on dit de son parcours.

Information ou obligation : la limite à surveiller

Une note d'information n'impose rien. Si votre texte crée une règle générale et permanente (« désormais, tout salarié devra… »), ce n'est plus une simple information. L'article L1321-5 du Code du travail prévoit que les notes de service ou tout autre document comportant des obligations générales et permanentes sont, lorsqu'il existe un règlement intérieur, considérés comme des adjonctions à celui-ci, et soumis aux mêmes dispositions. Le même article admet qu'en cas d'urgence, des obligations de santé et de sécurité s'appliquent immédiatement, à condition d'être communiquées aussitôt au secrétaire du comité social et économique et à l'inspection du travail.

Demandez donc à l'assistant de vérifier :

Relis cette note. Contient-elle une obligation nouvelle, générale et permanente pour les salariés (une règle qu'ils devront suivre à l'avenir), ou seulement une information ?
Cite chaque phrase qui ressemble à une obligation.
[coller la note]

Si la réponse est oui, faites valider le texte par la personne qui suit le droit social dans l'entreprise ou par votre conseil avant de diffuser.

Rendre la note lisible

La documentation d'Anthropic sur le prompting conseille de dire à l'assistant ce qu'il doit faire plutôt que ce qu'il ne doit pas faire. Pour une note interne, « commence par la date et le fait » marche mieux que « ne fais pas d'introduction ». De même, donnez-lui une note passée que vous trouvez réussie : l'exemple oriente mieux le format qu'une longue consigne.

Ce que vous collez dans la conversation

Une note interne parle souvent de personnes : qui part en congé, qui assure la permanence, qui arrive. Pour préparer le texte, des prénoms suffisent, ou même des fonctions (« le responsable d'atelier »). Ne collez jamais d'information sur la santé, la situation familiale ou le motif d'une absence : la note n'a pas à les mentionner, et l'assistant n'en a pas besoin.

Pour un support plus régulier que la note, voir trouver des idées pour le journal interne.