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Invitation presse : modèle à remplir et prompts de relance
Prompts pour rédiger une invitation presse (inauguration, visite, conférence), le mail d'envoi, la relance de la veille et la fiche pratique.
Mis à jour le
Une invitation presse a un seul but : qu'un journaliste décide de venir. Elle tient en une demi-page et répond à cinq questions : ce qui se passe, quand, où, qui sera présent, et ce qu'il y aura à voir, à filmer ou à photographier. Le prompt ci-dessous la produit à partir d'une fiche que vous remplissez, puis deux autres préparent le mail d'envoi et la relance.
La fiche à remplir
| Information | Votre réponse |
|---|---|
| Événement | [inauguration, visite de site, signature, conférence de presse, lancement] |
| Date et heures | [JJ/MM/AAAA, heure d'accueil, heure de prise de parole, heure de fin] |
| Lieu | [adresse complète, accès, stationnement] |
| Qui prendra la parole | [noms, fonctions] |
| Ce qu'il y aura à voir | [démonstration, visite d'atelier, première pièce produite, élus présents] |
| Pourquoi c'est une information | [ce que ça change pour le territoire ou le secteur] |
| Réponse attendue | [confirmer sa venue avant le…, à qui] |
| Contact sur place | [nom, téléphone portable] |
Le prompt de l'invitation
Tu es attaché de presse. Rédige une invitation presse d'une demi-page à partir de cette fiche :
<fiche>
[coller la fiche remplie]
</fiche>
Structure :
- En haut : « Invitation presse » puis un titre qui dit l'événement en 10 mots au plus.
- Un paragraphe de trois phrases : ce qui se passe, pourquoi c'est une information, ce que le journaliste pourra voir ou photographier.
- Un bloc pratique : date, horaires (accueil, prises de parole, fin), adresse, accès.
- Les intervenants, avec leur fonction.
- La demande de confirmation et le contact.
Écris au présent, avec des phrases courtes. Commence directement par l'événement.
N'ajoute ni chiffre, ni nom, ni programme qui ne soient pas dans la fiche.
La documentation d'Anthropic sur le prompting conseille de dire à l'assistant ce qu'il doit faire plutôt que ce qu'il doit éviter : « Commence directement par l'événement » fonctionne mieux que « Pas d'introduction », et c'est pourquoi le prompt est formulé ainsi.
À vérifier : les horaires et l'adresse, recopiés depuis votre fiche. Une erreur d'une heure ou d'un numéro de rue fait perdre le seul journaliste qui s'était déplacé.
Le mail d'envoi
Rédige le mail d'envoi de cette invitation à [nom], journaliste à [média, rubrique].
- Objet : « Invitation presse – » suivi de l'événement et de la date, en 10 mots au plus.
- Trois phrases : l'invitation, pourquoi le sujet intéresse ses lecteurs ou auditeurs en particulier, la demande de confirmation.
- L'invitation collée sous le mail et jointe en PDF.
Vouvoiement, ton simple, pas de formule d'introduction générale.
Si je ne t'ai rien dit sur ce média, pose-moi une question sur ses lecteurs plutôt que d'inventer.
Personnalisez la deuxième phrase pour chaque média. Une invitation envoyée en copie cachée à cinquante adresses identiques se lit comme telle.
La relance la veille
Rédige un message de relance de 60 mots au plus pour les journalistes invités qui n'ont pas répondu.
Rappelle l'événement, l'heure et l'adresse, et ce qu'il y aura à voir de plus marquant.
Propose une alternative s'ils ne peuvent pas venir : [entretien téléphonique, photos envoyées le jour même, visite ultérieure].
La fiche pratique remise à l'accueil
Rédige une fiche d'une page à remettre aux journalistes à leur arrivée :
- programme minute par minute ;
- noms et fonctions des intervenants, avec l'orthographe exacte ;
- trois chiffres ou faits vérifiés à retenir : [données] ;
- contact presse joignable après l'événement ;
- lien de téléchargement des photos et du dossier de presse.
La ligne « orthographe exacte » est utile : les noms mal orthographiés dans les articles viennent souvent d'une prise de notes rapide sur place.
Les erreurs fréquentes
- Une invitation qui ressemble à un communiqué : trois pages de contexte et l'heure en bas.
- Rien à voir ni à photographier : pour un photographe ou une équipe de télévision, une salle de réunion n'est pas un sujet.
- Une date annoncée sans le jour de la semaine, ou l'inverse.
- Aucun numéro de portable joignable le jour même.
Ce que vous collez dans la conversation
Une invitation est destinée à être diffusée : son contenu ne pose en général pas de question. En revanche, votre liste de journalistes, avec leurs numéros de portable et leurs adresses personnelles, n'a pas à entrer dans l'assistant. Pour personnaliser les mails, donnez seulement le média et la rubrique, et ajoutez vous-même les coordonnées dans votre messagerie.
Le jour de l'événement, remettez le dossier de presse avec la fiche pratique.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance envoyer une invitation presse ?
Il n'y a pas de règle fixe : renseignez-vous sur le rythme de bouclage des médias visés (quotidien, hebdomadaire, mensuel) et prévoyez une relance courte la veille ou le matin même.
Que mettre dans une invitation presse et que garder pour le jour J ?
L'invitation donne de quoi décider de venir : quoi, quand, où, qui parle, ce qu'il y aura à voir ou à photographier. Les détails et les chiffres vont dans le communiqué ou le dossier remis sur place.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :