Comment organiser les rubriques d'un intranet ?

Par tâche du salarié (« Poser un congé », « Commander du matériel »), pas par service de l'entreprise. Le salarié cherche ce qu'il doit faire, rarement qui s'en occupe.

Peut-on coller nos procédures internes dans un assistant IA pour les réécrire ?

La CNIL recommande de réserver les services d'IA grand public aux usages non confidentiels. Retirez des procédures les noms, codes d'accès, montants et détails de sécurité avant de les coller, ou travaillez sur une version générique.

Rédiger le contenu d'un intranet : rubriques et pages

Un intranet est utile quand chacun y trouve en moins d'une minute comment faire une démarche interne. Pour le rédiger avec un assistant IA, organisez les rubriques par tâche du salarié, puis écrivez chaque page comme une page web : l'action en haut, les étapes en liste, un contact en bas.

Organiser les rubriques

Tu es spécialiste de la communication interne. Notre entreprise : [effectif], [activité], [sites].
Voici, en vrac, les informations et documents que nos salariés cherchent le plus souvent : [liste : horaires, congés, notes de frais, matériel, sécurité, annuaire, procédures métier…].

Propose une arborescence d'intranet :
- 5 à 7 rubriques principales, nommées par tâche (« Organiser mon travail », « Demander du matériel ») plutôt que par service ;
- sous chaque rubrique, les pages à créer, avec un titre qui commence par un verbe quand c'est une démarche ;
- les informations qui n'ont pas trouvé de place, listées à part.
Justifie chaque regroupement en une ligne.

À vérifier : faites l'exercice avec deux ou trois salariés de services différents. Demandez-leur où ils chercheraient trois informations précises ; si leurs réponses divergent de l'arborescence, c'est elle qu'on change.

Rédiger une page de procédure

C'est le cœur d'un intranet : comment faire une démarche, du début à la fin.

Rédige une page d'intranet pour la procédure : [nom de la procédure].
Voici la procédure telle qu'elle existe aujourd'hui : [coller le texte actuel ou les notes].

Structure :
- Titre : un verbe et l'objet (« Déclarer une note de frais »).
- En une phrase : à qui s'adresse la procédure et quand l'utiliser.
- Les étapes, numérotées, une action par étape, en commençant par un verbe.
- Ce qu'il faut préparer avant de commencer.
- Les délais.
- À qui s'adresser en cas de question (fonction, pas seulement un prénom).
- La date de mise à jour de la page.
Phrases de 20 mots au plus. Garde toutes les conditions et exceptions de la procédure actuelle.
Si une étape est ambiguë dans le texte d'origine, signale-la au lieu de l'interpréter.

À vérifier : demandez à une personne qui n'a jamais fait la démarche de la suivre avec la page seule. Chaque endroit où elle hésite est une étape à réécrire.

Les règles d'écriture qui s'appliquent

Un intranet se lit à l'écran, comme un site public. Le guide de rédaction du gouvernement du Canada pour son site Canada.ca donne des règles qui valent aussi pour une page interne :

Règle	Pour un intranet
L'information la plus importante en haut	L'action à faire, avant le contexte
Une idée par paragraphe, trois phrases au plus	Les pages de procédure se parcourent, elles ne se lisent pas
Listes verticales, sept éléments au plus	Au-delà, découpez la procédure en deux parties
Titres brefs et descriptifs, un titre unique par page	Deux pages « Procédure » ne se distinguent pas dans le moteur de recherche interne
Écrire le terme au long à sa première mention	Les sigles internes ne sont pas connus des nouveaux arrivants

Une actualité pour la page d'accueil

Rédige une actualité d'intranet de 120 mots sur : [fait].
Titre de 10 mots au plus, qui dit le fait.
Premier paragraphe : ce qui se passe, pour qui, à partir de quand.
Un lien vers la page de procédure concernée si une action est attendue : [titre de la page].
Date de publication en haut.

La page d'accueil

Propose le contenu de la page d'accueil de notre intranet :
- les 6 accès directs aux pages les plus consultées : [liste] ;
- un bloc « Actualités » avec les 3 dernières ;
- un bloc « Contacts utiles » (fonctions, pas noms propres si les personnes changent souvent) ;
- un moteur de recherche bien visible.
Pour chaque accès direct, un intitulé de 4 mots au plus.

Garder l'intranet à jour

Voici la liste de nos pages d'intranet avec leur date de dernière mise à jour : [liste].
Classe-les en trois groupes : à vérifier en priorité (procédures de plus d'un an, pages de sécurité), à vérifier ce trimestre, à jour.
Pour chaque page à vérifier, propose la question à poser à son responsable.

Ce que vous collez dans la conversation

Les procédures internes contiennent souvent ce qui ne doit pas sortir de l'entreprise : codes d'accès, numéros de comptes, noms des personnes habilitées, consignes de sécurité des locaux. La CNIL recommande de réserver les services d'IA grand public aux usages non confidentiels et rappelle que l'organisme reste responsable de l'usage qu'en fait son personnel. Remplacez ces éléments par des repères ([CODE], [RESPONSABLE]) avant de coller, et remettez-les dans l'outil de l'intranet seulement.

Pour l'information qui doit arriver à tous le jour même, voir la note d'information interne.