Plan de communication d'un événement : les prompts

Le plan de communication d'un événement répond à trois questions : qui doit le savoir, par quel moyen, et à quel moment, avant, pendant et après. Avec un assistant IA, partez de la date, du public et de l'objectif, faites établir un rétroplanning, puis faites rédiger chaque texte au moment où il sert.

Le rétroplanning

Tu es chargé de communication événementielle pour une PME.
Événement : [portes ouvertes, inauguration, anniversaire de l'entreprise, soirée clients, journée de démonstration].
Date et lieu : [JJ/MM/AAAA, lieu].
Public visé et nombre attendu : [clients, prospects, riverains, partenaires, salariés et familles ; nombre].
Objectif : [ce que l'événement doit produire : rencontres, inscriptions, visibilité locale].
Moyens dont nous disposons : [fichier clients, site, réseaux sociaux, affichage, presse locale, budget].

Propose un rétroplanning de communication en tableau : date (comptée à partir du jour J), action, public, support, responsable à désigner.
Couvre trois temps : avant (annonce, invitation, rappels), pendant (accueil, signalétique, prises de parole, photos), après (remerciements, bilan, suite donnée).
Si un moyen te paraît inadapté au public visé, dis-le.

À vérifier : la charge de travail. Une PME qui organise un événement le fait en plus de son activité : retirez les actions que personne n'aura le temps de faire.

Les textes avant l'événement

À partir de ces informations : [quoi, date, horaires, lieu, programme, inscription],
rédige :
1. un texte d'annonce de 100 mots pour notre site ;
2. un mail d'invitation de 120 mots pour nos clients, avec un objet de 8 mots ;
3. un rappel de 50 mots, à envoyer trois jours avant aux inscrits ;
4. un texte d'affiche : titre, date, lieu, une phrase, mention d'inscription.
Mêmes informations dans les quatre textes, recopiées à l'identique (date, heure, adresse).
Le mail d'invitation précise que des photos seront prises pendant l'événement et comment le signaler si l'on ne souhaite pas apparaître.

Les publications sur les réseaux sociaux se préparent avec des prompts propres à chaque réseau ; ce site ne les traite pas ici.

Pendant : le programme et les mots d'accueil

Rédige le programme de la journée sur une page, minute par minute, à partir de ces éléments : [horaires, intervenants, ateliers, pause].
Puis un mot d'accueil de deux minutes pour [nom, fonction] : remercier d'être venus, dire pourquoi cet événement, annoncer le programme. Phrases courtes, faites pour être dites.

Les photos des invités : ce que dit la règle

Un événement d'entreprise se tient le plus souvent dans un lieu privé (vos locaux, une salle louée). Service-Public.fr indique que, dans un lieu privé, l'accord de la personne est nécessaire dès qu'elle est reconnaissable, et que cet accord doit être écrit et préciser le support, la finalité et la durée ; le fait d'avoir accepté d'être photographié ne suffit pas. Dans un lieu public, l'accord n'est nécessaire que si la personne est isolée et reconnaissable ; une foule ou un groupe où personne n'est mis en avant ne demande pas d'accord individuel. Pour des enfants présents (fête de l'entreprise, journée famille), l'autorisation écrite des parents est requise.

En pratique :

Rédige pour le formulaire d'inscription à notre événement une mention courte sur les photos :
- des photos seront prises pendant l'événement ;
- leur usage : [site, rapport d'activité, réseaux sociaux], pendant [durée] ;
- une case à cocher pour donner son accord, et la façon de signaler un refus le jour même (badge, bracelet, mention à l'accueil).
Langage simple, 60 mots au plus. Je le ferai relire avant usage.

Après : remerciements et bilan

Rédige :
1. un mail de remerciement de 100 mots aux participants, avec un lien vers [photos / présentation / offre] ;
2. un mail de 80 mots aux inscrits qui ne sont pas venus, avec ce qu'ils ont manqué et une proposition de suite ;
3. un bilan interne d'une page à partir de ces données : [nombre d'inscrits, de présents, retours recueillis, contacts pris, coût]. Structure : ce qui a marché, ce qui n'a pas marché, ce qu'on refait, ce qu'on change.
N'interprète pas les chiffres au-delà de ce qu'ils montrent.

Pourquoi tout faire partir de la même fiche

La documentation d'Anthropic recommande de donner à l'assistant le contexte complet, comme à un nouvel employé qui ne connaît pas vos habitudes. Pour un événement, gardez une fiche unique (date, horaires, adresse, programme, contacts) et collez-la au début de chaque demande. Vous éviterez l'erreur classique : une heure différente entre l'invitation et l'affiche.

Ce que vous collez dans la conversation

La liste des inscrits, avec noms, entreprises et coordonnées, n'a pas sa place dans l'assistant, même pour « personnaliser les mails ». Les textes se rédigent avec des champs de fusion ([PRÉNOM], [ENTREPRISE]) que votre outil d'envoi remplira. Pour le bilan, des chiffres agrégés suffisent.

Pour inviter la presse à l'événement, voir rédiger une invitation presse.